Wkrótce zacznie u nas obowiązywać europejska norma na świadczenie usług przez biura tłumaczeń. Dla nich będzie to zestaw zaleceń, jak działać profesjonalnie. Klientom pozwoli odróżnić porządne biuro od byle jakiego i dobre tłumaczenie od kiepskiego.

Na rynku działają duże zagraniczne biura tłumaczeń oraz małe, zatrudniające kilku tłumaczy lub tylko jednego. Poziom świadczonych usług też jest różny i niekoniecznie ma związek z wielkością firmy. To zresztą problem nie tylko polski, lecz ogólnoeuropejski, istniejący nie od dziś.

Dlatego pięć lat temu hiszpańskie stowarzyszenie biur tłumaczeń, zrzeszone w Europejskiej Unii Stowarzyszeń Biur Tłumaczeń (European Union of Associations of Translation Corapanies) wystąpiło z pomysłem opracowania na szczeblu europejskim normy określającej sposób świadczenia tego rodzaju usług. Wspólnie z Europejskim Komitetem Normalizacyjnym (Comitè Europèen de Normalisation – CEN) stworzono grupę roboczą, która opracowała normę. W maju tego roku opublikowano ją.

– Powstał przewodnik, jak ma prawidłowo działać biuro tłumaczeń, użyteczny także dla klientów potrzebujących pomocy przy wyborze biura, któremu powierzy się tłumaczenie – mówi Agnieszka Hein, prezes Polskiego Stowarzyszenia Biur Tłumaczeń. – Dzięki normie każdy będzie mógł się dowiedzieć, czego oczekiwać od biura tłumaczeń, jakie wymogi powinno ono spełniać, jak musi pracować nad tekstem oraz co stanowi gwarancję, że świadczy usługi na odpowiednim poziomie. Dlatego postanowiliśmy wprowadzić normę także na grunt polski. Polskie Stowarzyszenie Biur Tłumaczeń nawiązało kontakt z Polskim Komitetem Normalizacyjnym i zaoferowało przetłumaczenie normy oraz włączenie jej do polskich norm zatwierdzonych przez PKN. Norma w wersji polskiej (PN-EN 15038 „Usługi tłumaczeniowe – wymagania dotyczące świadczenia usług") zostanie zaprezentowana podczas konferencji w przyszły piątek, 27 października. Więcej informacji na: www.psbt.pl.

Jak powinno działać biuro

Normę opracowano zarówno z myślą o większych biurach, jak i osobach fizycznych wykonujących usługi tłumaczeniowe. Została skonstruowana według standardu CEN, ale użyto terminologii branżowej. Zdefiniowano takie pojęcia jak: biuro tłumaczeń (nazywając je dostawcą usług tłumaczeniowych), dokument, korekta, rejestr językowy, weryfikacja tekstu, redaktor, weryfikator.

Oto niektóre wymagania, jakie musi spełnić biuro. Powinno wypracować i stosować określoną procedurę rekrutacji, dbać o stałe szkolenie pracowników. Oprócz rzeczy oczywistych, jak sprawny sprzęt, e-mail, dostęp do Internetu, trzeba należycie archiwizować i przechowywać dokumenty. Biuro musi stworzyć własny system zarządzania jakością i udokumentować go. Wiele miejsca poświęcono realizacji zamówienia klienta. Biura tłumaczeń powinny opracować procedurę przygotowywania ofert, sporządzania kosztorysów i zawierania umów. Tych ostatnich nie należy zawierać wyłącznie ustnie. Umowa nie musi być długa ani bardzo szczegółowa. Powinna jednak opisywać, do czego każda ze stron się zobowiązuje. Norma wskazuje najważniejsze punkty umowy. Są to: kwestie z zakresu prawa autorskiego, określenie odpowiedzialności stron, zapewnienie poufności, sposób rozstrzygania sporów, klauzula dotycząca zapewnienia jakości, czyli spełnienia życzeń klienta. Bo bywają one różne. Zleceniodawca może potrzebować tylko szkicu tłumaczenia albo też tekstu przygotowanego do publikacji, a więc zweryfikowanego, zredagowanego, poddanego korekcie. Umowa musi to precyzować. Biura powinny też prowadzić rejestr zleceń. Może to być zarówno notes, jak i rozbudowany system komputerowy.

Uwaga na terminologię

Norma mówi też w jaki sposób należy pracować nad tekstem. Są oczywistości: tłumacz powinien zwrócić uwagę na gramatykę, składnię, styl, aspekty kulturowe, np. sposób formatowania tekstu przez klienta.

Przed przystąpieniem do tłumaczenia należy dokonać prawidłowej analizy tekstu. Bo na pierwszy rzut oka, po przeczytaniu wstępu, może wydawać się, że jest to tekst prawniczy. Z następnych części może wynikać, że poświęcony jest problematyce finansowej. Natomiast po przeczytaniu całości okaże się, że mamy do czynienia z tekstem finansowym konkretnego banku, używającego specyficznej terminologii.

– Analiza tekstu źródłowego jest często pomijana. Norma zatem mówi: zanim zaczniesz tłumaczyć, a nawet zanim zlecisz tłumaczenie konkretnej osobie, przejrzyj cały tekst. Analiza tekstu źródłowego pozwala przewidzieć problemy z tłumaczeniem, jakie mogą pojawić się w trakcie dalszej pracy – mówi Agnieszka Hein.

Zdarza się, że klient zleca tłumaczenie umowy, ale mówi: kiedyś była ona już tłumaczona, przesyłam wam tę wersję. Rzetelne biuro przekaże ją tłumaczowi i zasugeruje, by zamiast wymyślać własną terminologię, wziął pod uwagę tę, której użyto w poprzedniej wersji. Norma mówi: jeśli klient przekazuje jakieś informacje, należy nimi odpowiednio zarządzać. W jaki sposób – tego nie precyzuje, konkretne rozwiązania pozostawiając w gestii biura.

Kwestia terminologii jest szczególnie istotna, ponieważ różne podmioty i branże posługują się własną, której nie można mieszać z inną ani wymyślać nowej. Chodzi o zadbanie, by terminologia była jednolita zarówno w całym dokumencie, jak i w innych dotyczących danego zagadnienia. Gdy nad jednym tekstem pracuje wielu tłumaczy, należy jednolitą terminologię udostępnić wszystkim.

Biuro powinno monitorować proces tłumaczenia. Nie wystarczy skierować tekst do konkretnego tłumacza i więcej się nim nie interesować. Bywa, że tłumaczenie jest obszerne i pracuje nad nim kilkuosobowy, a niekiedy nawet kilkunastoosobowy zespół specjalistów równych dziedzin. Trzeba koordynować ich pracę, by mógł powstać efekt spójny i jednolity. Należy planować z wyprzedzeniem pracę działu weryfikacji, by np. w danym terminie był gotowy do przeczytania setek stron tekstu. Rola biura polega więc na zarządzaniu wszystkimi osobami biorącymi udział w procesie tłumaczenia, nadzorowaniu harmonogramów i na ostatecznej ocenie wykonanej usługi.

Europejski standard

Przetłumaczony tekst najpierw, przed wysłaniem go do klienta, powinien zostać sprawdzony przez tłumacza, a następnie zweryfikowany przez biuro.

– Dział weryfikacji koryguje błędy, jakie zrobił tłumacz, także te najbardziej podstawowe, w nazwiskach, datach. Bez takiego działu niemożliwe jest zagwarantowanie wysokiej jakości tłumaczenia. Tymczasem 90 proc. biur go nie ma, stąd niekiedy niska jakość przekładów – mówi Agnieszka Hein.

Dział weryfikacji musi być odrębną jednostką – wewnętrzną lub zewnętrzną. Może to być nawet jedna osoba, lecz posiadająca kwalifikacje i status weryfikatora.

Po tym wszystkim powinna nastąpić jeszcze kontrola końcowa, czyli sprawdzenie, np. przez dział obsługi klienta, czy praca jest kompletna, wykonana terminowo i prawidłowo.

– Dla wielu profesjonalnych biur i świadomych klientów są to może oczywistości. Celem wprowadzenia normy nie miało być jednak odkrywanie Ameryki, tylko sporządzenie rzetelnego opisu procesu tłumaczenia i pokazanie w klarowny sposób jego istotnych elementów. Wielokrotnie norma odzwierciedla to, co i tak niemała część biur robi już dziś. A innym mówi: zobaczcie jak musicie działać, by świadczyć usługi według europejskiego standardu – mówi Agnieszka Hein. Jej zdaniem po wprowadzeniu normy jakość pracy każdego biura powinna radykalnie się poprawić, ponieważ norma zawiera wskazania, które dziś często pomija się z powodu chociażby cięcia kosztów.

Będzie certyfikat

Zdaniem Agnieszki Hein dostosowanie firmy do wymogów normy nie będzie bardzo trudne, a koszty tej operacji niezbyt wysokie - z pewnością niższe niż przy wprowadzaniu ISO. Możliwe będzie otrzymanie dofinansowania z Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości w ramach dotacji na certyfikacje.

Normę będzie mogło wprowadzić nawet kilkuosobowe, nowo powstałe biuro, startując od razu z wysokiego poziomu. Potwierdzeniem spełnienia wymogów normy będzie certyfikat. Nie został jeszcze opracowany, ma być gotowy przed końcem roku.

Biura, które nie zdołają od razu stosować się do wszystkich wskazań, będą mogły zacząć od kilku z nich i stopniowo wprowadzać kolejne.

– Stosowanie się do wymogów normy nie jest kluczem do sukcesu, ale na pewno jest to element wyróżniający oraz wskazówka dla klienta, że warto korzystać z usług właśnie tego biura, bo na pewno są one wysokiej jakości – mówi Agnieszka Hein.

Klient spyta: „Czy stosujecie normę?”. Gdy biuro odpowie: „stosujemy”, klient będzie miał pewność, że otrzyma tłumaczenie na europejskim poziomie.