Wdrożenie Microsoft Dynamics CRM 3.0

Prowadzenie biura tłumaczeń obsługującego największe polskie firmy oraz liczne instytucje administracji publicznej wymaga sprawnego zarządzania zleceniami, obsługiwanymi przez duże zespoły tłumaczy, ekspertów oraz weryfikatorów. Aby osiągnąć maksymalny poziom efektywności prowadzenia tak złożonych projektów, konieczne są narzędzia umożliwiające tworzenie szczegółowych, a jednocześnie wygodnych w użyciu baz informacji dotyczących m.in. indywidualnych wymagań poszczególnych klientów, specjalizacji zatrudnionych tłumaczy, słownictwa charakterystycznego dla poszczególnych branż, klientów i zleceń.

Na bieżąco uaktualniana baza tego typu informacji może w przypadku biura tłumaczeń stać się kluczem do sukcesu. Dzięki niej biuro może zagwarantować swoim klientom indywidualne podejście do każdego zlecenia i najwyższą jakość obsługi. Agencja MAart Sp. z o.o., która jest jednym z największych biur tłumaczeń w Polsce, dotychczas korzystała ze stworzonej we własnym zakresie aplikacji do zarządzania obsługą zleceń. Dynamiczny rozwój firmy spowodował jednak, że potrzeby związane z obsługą klientów i realizacją zamówień przerosły możliwości dotychczas wykorzystywanego oprogramowania. Agencja MAart Sp. z o.o. podjęła więc decyzję o wdrożeniu rozwiązania dostosowanego do swoich indywidualnych potrzeb biznesowych. Microsoft Dynamics CRM 3.0, dzięki swej elastyczności, skalowalności i wygodzie użytkowania, a także przystępnej cenie spełnił wszystkie oczekiwania firmy.

Informacje o firmie

Agencja MAart Sp. z o.o. jest jednym z największych biur tłumaczeń w Polsce, specjalizującym się w obsłudze dużych korporacji oraz instytucji administracji publicznej. Wśród jej klientów znajdują się m.in.: Ministerstwo Finansów, Ministerstwo Gospodarki, Narodowy Bank Polski, Warszawska Giełda Papierów Wartościowych, Najwyższa Izba Kontroli, a także instytucje unijne, takie jak Parlament Europejski, Komisja Europejska, Komitet Społeczno-Ekonomiczny i Komitet Regionów.

Agencja MAart Sp. z o.o. powstała w 1991 roku. Od 1994 istnieje również jej spółka córka – MAart Language College – oferująca specjalistyczne kursy językowe dla korporacji i instytucji rządowych.

Agencja zapewnia kompleksową obsługę w zakresie tłumaczeń m.in. w takich dziedzinach, jak: prawo przedsiębiorstw, akty prawne Unii Europejskiej, finanse, bankowość, cła, ubezpieczenia, CRM, HR, ochrona środowiska, audyt finansowy, zarządzanie, rachunkowość, konsulting, IT, ekonomia, rolnictwo, administracja, medycyna, farmacja oraz przemysł.

Agencja MAart Sp. z o.o. specjalizuje się w obsłudze zaawansowanych, kompleksowych projektów, które wymagają profesjonalnego zarządzania i koordynacji pracy dużych zespołów tłumaczy, ekspertów oraz weryfikatorów. Agencja ma wieloletnie doświadczenie w obsłudze długoterminowych kontraktów, z których większość realizowana jest dla administracji publicznej.

Dużym atutem Agencji MAart Sp. z o.o. jest doświadczenie w opracowywaniu polskich wersji oprogramowania komputerowego oraz tłumaczeń dokumentacji technicznej dla takich międzynarodowych firm, jak: Apple Computer IMC Polska, Microsoft (pionierskie tłumaczenie i lokalizacja aplikacji Microsoft Excel), PWC Consulting/IBM Poland (system CRM dla Telekomunikacji Polskiej S.A.), J.D. Edwards, Siemens – Nixdorf, Rank Xerox Polska i wielu innych.

Wyzwanie

Biura tłumaczeń charakteryzują się specyficznymi potrzebami wytyczanymi przez specyfikę branży i prowadzonej działalności. Kluczem do sukcesu tego typu firm jest nie tylko wysoko wykwalifikowana kadra oraz sprawne zarządzanie, ale również narzędzia pozwalające na efektywne budowanie bazy wiedzy dotyczącej potrzeb poszczególnych klientów, umiejętności i specjalizacji zatrudnionych tłumaczy i konsultantów, a także słownictwa charakterystycznego dla poszczególnych branż, projektów i klientów (glosariusze).

Agencja MAart Sp. z o.o. dotychczas robiła to przy pomocy stworzonego we własnym zakresie narzędzia informatycznego, które jednak wraz z dynamicznym rozwojem firmy przestało być wystarczające. Rosnąca liczba zleceń oraz zatrudnionych osób wymusiła na firmie rozpoczęcie poszukiwania nowego rozwiązania informatycznego, które umożliwiłoby utrzymanie wysokiej jakości obsługi nawet złożonych, wieloetapowych kontraktów, angażujących wieloosobowe zespoły wyspecjalizowanych w różnych dziedzinach tłumaczy. Rozwiązanie musiało spełniać takie warunki, jak komplementarność operacyjna, elastyczność, skalowalność, łatwość i wygoda użytkowania oraz przystępna cena zakupu i wdrożenia.

„Jako firma z sektora małych i średnich przedsiębiorstw, potrzebowaliśmy rozwiązania, które byłoby z jednej strony bardzo rozwojowe i innowacyjne, i pozwoliłoby nam uzyskać wyraźną przewagę konkurencyjną, a z drugiej strony niedrogie i łatwe do wdrożenia. Bardzo istotnym czynnikiem był także wybór odpowiedniej, można powiedzieć „zaufanej” firmy wdrożeniowej” – powiedziała Monika Popiołek, prezes Agencji MAart Sp. z o.o.

Rozwiązanie

Agencja MAart Sp. z o.o. podjęła decyzję o wdrożeniu rozwiązania Microsoft Dynamics CRM 3.0, które jest kompletnym systemem do zarządzania zarówno obsługą klientów, jak i realizacją usług. System pozwala na zarządzanie zarówno procesami zewnętrznymi, jak i wewnętrznymi, umożliwiając m.in. integrację z oprogramowaniem kadrowo-płacowym.

Elementem, który zdecydował o wyborze Microsoft Dynamics CRM 3.0 była m.in. możliwość rejestracji wszelkich zdarzeń, nie tylko w aspekcie handlowym, ale również w zakresie realizacji prac na rzecz klientów, a także dobierania odpowiednich wykonawców i weryfikacji ich prac, czego wymagają procedury ISO 9001:2000.

Wdrożenie systemu Microsoft Dynamics CRM 3.0 w Agencji MAart Sp. z o.o. zostało przeprowadzone przez autoryzowanego partnera Microsoft, firmę Intersys Sp. z o.o. Wdrożenie obejmowało trzy podstawowe moduły systemu: Marketing, Sprzedaż oraz Usługi.

Z rozwiązania korzysta 20 użytkowników.
„Udało nam się związać z zaufaną firmą wdrożeniową, z którą współpracujemy od wielu lat i która bardzo dobrze rozumie nasze potrzeby. Nowoczesne oprogramowanie oraz profesjonalny integrator gwarantują nam nie tylko skuteczność wdrożenia, ale także bezpieczeństwo funkcjonowania i rozwoju systemu w przyszłości” – podkreśla Monika Popiołek.

Rozwiązanie posiada wbudowane narzędzia wspomagające systemy zarządzania obiegiem dokumentów oraz wspierania procedur ISO. Funkcjonalność ta pozwala w pełni odzwierciedlić podstawowe procesy biznesowe obecne w Agencji MAart Sp. z o.o. 

„Szczególnie istotnym elementem stworzonego rozwiązania jest controlingowy moduł rozliczeń, zasilany źródłowymi danymi operacyjnymi z systemu Microsoft Dynamics CRM 3.0. Umożliwia on otrzymanie pełnej informacji o kosztach u źródeł ich powstawania i umożliwi w przyszłości prowadzenie rachunku ABC w systemie transakcyjnym” – mówi Paweł Krajewski, prezes firmy wdrożeniowej Intersys Sp. z o.o.

„Stworzyliśmy koncepcję organizacji wszelkich krytycznych procesów firmy na bazie systemu Microsoft Dynamics CRM 3.0 oraz ich integracji z naszym systemem transakcyjnym” – mówi Monika Popiołek. Stworzone środowisko funkcjonuje w pełni na platformie i w oparciu o narzędzia Microsoft i, co ważne, w zdecydowanej większości przypadków pozwala na pogłębioną współpracę z klientami firmy. Taka konfiguracja systemowa umożliwia „interaktywną” obsługę klientów w zakresie rejestracji i komunikacji. Opisywane rozwiązanie cechuje bogata funkcjonalność i bardzo duża elastyczność oraz ujednolicony sposób zarządzania pracą grupową i delegowaniem zadań. „Bardzo ważna jest dla nas również gwarancja tak renomowanej firmy, jak Microsoft, że systemy te będą w przyszłości intensywnie rozwijane” – dodaje Monika Popiołek.