Normę ISO 17100 mogą wdrożyć i stosować wszystkie podmioty będące dostawcami usług tłumaczeniowych (określane w niej jako TSP – Translation Service Provider), do których zaliczają się firmy tłumaczeniowe, działy tłumaczeń w firmach/instytucjach lub stałe zespoły tłumaczy – niezależnie od ich wielkości. Osiągnięcie pełnej zgodności z normą wymaga spełnienia przez TSP wszystkich określonych w niej wymagań, jednak sposób ich wdrożenia może się różnić w zależności od wielkości i złożoności struktury organizacyjnej lub, w niektórych przypadkach, od wielkości i złożoności zamówionej usługi tłumaczeniowej.

Norma EN 15038, którą ISO 17100 zastępuje, cieszyła się dużym zainteresowaniem wśród polskich i zagranicznych podmiotów branżowych i od 2006 r. wdrożyło ją co najmniej kilkanaście tysięcy podmiotów na całym świecie. Norma ISO 17100 cieszy się jeszcze większym zainteresowaniem i od momentu publikacji jest bardzo chętnie wdrażana.

Wdrożenie i stosowanie ISO 17100 może się odbywać poprzez samodeklarację (podanie faktu wdrożenia i stosowania normy do publicznej wiadomości), ale w praktyce znaczenie na rynku ma certyfikacja poprzedzona niezależnym audytem. W przypadku dostawcy, który nie posiada wcześniejszej certyfikacji EN 15038, proces wdrożenia powinien rozpocząć się od audytu wewnętrznego istniejących procesów i zasobów pod kątem wdrożenia normy ISO 17100 i uporządkowania dokumentacji. W związku z tym, że norma ISO 17100 jest bardzo rozbudowana i została w znacznym stopniu zaktualizowana w porównaniu z EN 15038, proces przejścia od jednej do drugiej certyfikacji nie jest w żadnym wypadku automatyczny i wymaga przeprowadzenia pełnego audytu.

ISO 17100 zastępuje normę branżową EN 15038, jednak nie oznacza to, że wszystkie certyfikaty EN 15038 stają się w tym momencie nieważne/nieaktualne. Standardowo obowiązuje dwuletni okres przejściowy dla systemów certyfikacji, więc wszystkie dotychczasowe certyfikaty będą nadal ważne – do momentu ich wygaśnięcia lub maksymalnie do maja 2017 roku.

W związku z tym, że jest to najważniejsza norma branżowa, została ona na zamówienie Polskiego Stowarzyszenia Biur Tłumaczeń niezwłocznie przetłumaczona na język polski w Polskim Komitecie Normalizacyjnym, zredagowana oraz przyjęta przez KT nr 256 i opublikowana jako PN-EN ISO 17100:2015 w wersji polskiej w dn. 10.11.2015 r. Normę ISO 17100 można kupić za pośrednictwem PKN on-line (http://sklep.pkn.pl/pn-en-iso-17100-2015-06-wersja-polska.html). W PKN dostępne są wersje PL i EN normy.

Polskie Stowarzyszenie Biur Tłumaczeń (PSBT) opracowało na potrzeby certyfikacji ISO 17100 pierwszy system audytu na świecie w 2015 roku i, podobnie jak to miało miejsce w przypadku procesu certyfikacji EN 15038, pełni rolę branżowej jednostki akredytacyjnej i szkoleniowej dla niezależnych jednostek certyfikacyjnych.

Warto podkreślić, że pierwszą firmą na świecie, która uzyskała niezależny certyfikat za zgodność z ISO 17100 w dn. 27 kwietnia 2015 r., była polska firma, Agencja MAart Sp. z o.o., a pierwszą niezależną jednostką certyfikacyjną, która przeprowadziła audyt certyfikacyjny za zgodność z ISO 17100, był polski oddział Bureau Veritas Certification.

Jednostki certyfikacyjne nieposiadające odpowiedniej akredytacji branżowej dla EN 15038 i ISO 17100 powinny na piśmie informować o tym fakcie swoich klientów, a firmy planujące certyfikację powinny to sprawdzić przed wyborem dostawcy. Najlepsze praktyki dla norm branżowych przewidują bowiem certyfikację z akredytacją i certyfikat nieposiadający akredytacji branżowej nie będzie traktowany na rynku jako w pełni wiarygodny. W przypadku podjęcia decyzji o certyfikacji należy się upewnić, czy dana jednostka posiada więc stosowną akredytację branżową (uznanie systemu certyfikacji przez liczącą się na rynku międzynarodowym niezależną organizację branżową) i czy jest to jednostka wiarygodna (tj. przynajmniej o ustalonej pozycji na rynku UE).

Warto też zauważyć, że tzw. pseudocertyfikacja w oparciu o samodeklarację plus kupno jakiegoś certyfikatu stwierdzającego samodeklarację, certyfikacja w jednostkach certyfikacyjnych nieposiadających odpowiedniej akredytacji branżowej, lub też certyfikacja w zakresie nieprzewidzianym normą jest postrzegana jako zła praktyka rynkowa i stanowi antyreklamę dla danego podmiotu.

Monika Popiołek

Przewodnicząca
Komitetu Technicznego PKN KT 256
ds. Terminologii, Innych Zasobów Językowych i Zarządzania Treścią
oraz Rady Sektora Zagadnień Podstawowych i Systemów Zarządzania
w Polskim Komitecie Normalizacyjnym (PKN) i ekspert ISO TC37 od 2007 roku

oraz Prezes PSBT i Agencji MAart
i członek-ekspert TEPiS

ISO 17100 to pierwsza międzynarodowa norma dotycząca usług tłumaczeniowych, która w 2015 roku zastąpiła dotychczasową normę europejską EN 15038.

Norma określa w odniesieniu do usług tłumaczeniowych w szczególności: zakres, terminy i definicje, zasoby ludzkie, techniczne i technologiczne, procesy i działania wstępne, proces produkcyjny, działania po oddaniu tłumaczenia, informacje zwrotną i końcowe działania administracyjne. Ponadto ISO 17100 zawiera 42 branżowe terminy i ich definicje, co oznacza że norma stanowi również cenne źródło informacji zawodowej i terminologicznej. Norma definiuje np. takie pojęcia jak: tłumaczenie, usługa tłumaczeniowa, tłumaczenie wspomagane komputerowo (CAT), tłumaczenie maszynowe, postedycja, weryfikacja, redakcja, korekta, treść, język źródłowy, język docelowy, dostawca usług tłumaczeniowych (TSP), kierownik projektu, kompetencje itd.

W ramach kompetencji zawodowych tłumacza wyszczególniono kompetencje: tłumaczeniowe, językowe, badawcze, kulturowe, techniczne i dziedzinowe. Minimalne kwalifikacje tłumacza powinny być uwiarygodnione dokumentami potwierdzającymi spełnienie przynajmniej jednego z poniższych kryteriów:

• uzyskanie na uczelni wyższej uznanego dyplomu ukończenia studiów w dziedzinie tłumaczenia,
• uzyskanie na uczelni wyższej uznanego dyplomu ukończenia studiów z dowolnej innej dziedziny oraz dwuletnia praktyka w pełnym wymiarze w zakresie tłumaczenia,
• pięć lat praktyki w pełnym wymiarze w zakresie tłumaczenia.

Podobnie jak w przypadku EN 15038, ISO 17100 zawiera wymóg, że każdy tekst powinien być tłumaczony przez tłumacza posiadającego przynajmniej minimalne określone w normie kwalifikacje i kompetencje, a następnie tekst ten powinien przejść proces weryfikacji przez weryfikatora posiadającego przynajmniej takie same kwalifikacje i kompetencje, co tłumacz.

Poza szczegółowym określeniem wszystkich etapów i czynności związanych z procesem tłumaczeniowym, na końcu normy ISO 17100 znajdują się Załączniki A-F, które zawierają np. schematy ilustrujące podstawowe procesy (cykl przepływu pracy), informacje dotyczące umów i specyfikacji oraz rejestrowania i raportowania projektów, listę technologii tłumaczeniowych, listę usług dodatkowych itd.

Warto zauważyć, że norma ISO 17100 jest nie tylko jedną z podstawowych miar dobrego zarządzania i jakości usług świadczonych przez poszczególne firmy, ale stanowi przede wszystkim kamień milowy w procesie profesjonalizacji branży tłumaczeniowej na świecie.

Wdrożenie i certyfikacja za zgodność z ISO 17100

Normę ISO 17100 mogą wdrożyć i stosować wszystkie podmioty będące dostawcami usług tłumaczeniowych i określane w niej jako TSP (Translation Service Provider), do których zaliczają się firmy tłumaczeniowe, działy tłumaczeń w firmach/instytucjach lub stałe zespoły tłumaczy – niezależnie od ich wielkości. Osiągnięcie pełnej zgodności z normą wymaga spełnienia przez TSP wszystkich określonych w niej wymagań, jednak sposób ich wdrożenia może się różnić w zależności od wielkości i złożoności struktury organizacyjnej lub, w niektórych przypadkach, od wielkości i złożoności zamówionej usługi tłumaczeniowej.

Norma EN 15038, którą ISO 17100 zastępuje, cieszyła się dużym zainteresowaniem wśród polskich i zagranicznych podmiotów branżowych i od 2006 r. wdrożyło ją co najmniej kilkanaście tysięcy podmiotów na całym świecie. Norma ISO 17100 cieszy się od momentu publikacji jeszcze większym zainteresowaniem i od momentu publikacji jest bardzo chętnie wdrażana.

Wdrożenie i stosowanie ISO 17100 może się odbywać poprzez samodeklarację (podanie faktu wdrożenia i stosowania normy do publicznej wiadomości) lub certyfikację poprzedzoną niezależnym audytem. W przypadku dostawcy, który nie posiada certyfikacji EN 15038 proces wdrożenia powinien rozpocząć się od audytu wewnętrznego istniejących procesów i zasobów pod katem wdrożenia normy ISO 17100 i uporządkowania dokumentacji. W związku z tym, że norma ISO 17100 jest rozbudowana i zaktualizowana w stosunku do EN 15038, proces przejścia od jednej do drugiej certyfikacji nie jest w żadnym wypadku automatyczny i wymaga przeprowadzenia pełnego audytu.

ISO 17100 zastępuje normę branżową EN 15038, jednak nie oznacza to, że wszystkie certyfikaty EN 15038 stają się w tym momencie nieważne/nieaktualne. Standardowo obowiązuje dwuletni okres przejściowy dla systemów certyfikacji, więc wszystkie dotychczasowe certyfikaty będą nadal ważne – do momentu ich wygaśnięcia lub maksymalnie do maja 2017 roku.

Polskie Stowarzyszenie Biur Tłumaczeń (PSBT) opracowało na potrzeby certyfikacji ISO 17100 pierwszy system audytu na świecie i, podobnie jak to miało miejsce w przypadku procesu certyfikacji EN 15038, pełni rolę branżowej jednostki akredytacyjnej i szkoleniowej dla niezależnych jednostek certyfikacyjnych.

Warto podkreślić, że pierwszą firmą na świecie, która uzyskała niezależny certyfikat za zgodność z ISO 17100 w dn. 27 kwietnia 2015 r., była polska firma, Agencja MAart Sp. z o.o., a pierwszą niezależną jednostką certyfikacyjną, która przeprowadziła audyt certyfikacyjny za zgodność z ISO 17100, był polski oddział Bureau Veritas Certification.

Jednostki certyfikacyjne nieposiadające właściwej akredytacji branżowej dla EN 15038 i ISO 17100 powinny na piśmie informować o tym fakcie swoich klientów, a firmy planujące certyfikację powinny to sprawdzić przed wyborem dostawcy. Najlepsze praktyki dla norm branżowych przewidują bowiem certyfikację z akredytacją i certyfikat nieposiadający akredytacji branżowej nie będzie traktowany na rynku jako w pełni wiarygodny. W przypadku podjęcia decyzji o certyfikacji należy się upewnić, czy dana jednostka posiada więc stosowną akredytację branżową i czy jest to jednostka wiarygodna (tj. o ustalonej pozycji na rynku).

Warto też zauważyć, że tzw. pseudocertyfikacja w oparciu o samodeklarację plus kupno jakiegoś certyfikatu stwierdzającego samodeklarację, certyfikacja w jednostkach certyfikacyjnych nieposiadających odpowiedniej akredytacji branżowej, lub też certyfikacja w zakresie nieprzewidzianym normą jest postrzegana jako zła praktyka rynkowa i stanowi antyreklamę dla danego podmiotu.

Dodatkowe informacje na temat normy ISO 17100

1. Oficjalne tytuły ISO 17100 dla poszczególnych wersji językowych to:

PN-EN ISO 17100:2015 Usługi tłumaczeniowe -- Wymagania dotyczące świadczenia usług tłumaczeniowych (wersja PL)

ISO 17100:2015 Translation services - Requirements for translation services (wersja ISO)

EN ISO 17100:2015 Translation services - Requirements for translation services (wersja CEN)

ISO 17100:2015 Services de traduction – Exigences relatives aux services de traduction (wersja FR)

ISO 17100:2015 Übersetzungsdienstleistungen – Anforderungen an Übersetzungsdienstleistungen (wersja DE)

ISO 17100:2015 Servicios de traducción. Requisitos para los servicios de traducción. (wersja ES)

2. Międzynarodowa norma ISO 17100:2015 powstała wprawdzie w oparciu o wcześniejszą europejską normę EN 15038:2006, jednak ISO 17100 to norma przeredagowana, zaktualizowana i znacznie bardziej rozbudowana.

3. W pracach nad opracowaniem i opiniowaniem normy ISO 17100 w ramach ISO TC37/SC5 brali udział eksperci branżowi z 26 krajów.

4. ISO 17100:2015 formalnie zastępuje normę branżową EN 15038:2006 (w momencie przyjęcia przez krajowe jednostki będące członkami ISO/CEN), a wszelkie inne regionalne i krajowe normy o tym zakresie lub sprzeczne z nią są tym samym automatycznie wycofane. W Polsce norma ISO 17100 została zatwierdzona i przyjęta przez CEN w dn. 20 marca 2015 r., natomiast przez PKN w dn. 29 czerwca 2015 r.

5. Krajowym komitetem technicznym odpowiedzialnym za opiniowanie norm branżowych, a więc również za normę ISO 17100 i jej tłumaczenie, jest KTnr 256 ds. Terminologii, Innych Zasobów Językowych i Zarządzania Treścią przy Polskim Komitecie Normalizacyjnym (PKN).

6. W związku z tym, że jest to najważniejsza norma branżowa, została ona na zamówienie Polskiego Stowarzyszenia Biur Tłumaczeń niezwłocznie przetłumaczona na język polski, zredagowana oraz przyjęta przez KTnr 256 i opublikowana jako PN-EN ISO 17100:2015 w wersji polskiej w dn. 10.11.2015 r

7. Normę ISO 17100 można kupić za pośrednictwem PKN on-line (http://sklep.pkn.pl/pn-en-iso-17100-2015-06-wersja-polska.html). W PKN dostępne są wersje PL i EN normy.

Monika Popiołek

Prezes Agencji MAart Sp. z o.o.

Przewodnicząca
Komitetu Technicznego PKN KT 256
ds. Terminologii, Innych Zasobów Językowych i Zarządzania Treścią
oraz Rady Sektora Zagadnień Podstawowych i Systemów Zarządzania
w Polskim Komitecie Normalizacyjnym (PKN)
oraz członek-ekspert TEPiS

© Monika Popiołek

Najpopularniejsza międzynarodowa norma dotycząca Zarządzania Jakością -ISO 9001 została w ostatnich latach poddana przeglądowi i nowelizacji w Międzynarodowej organizacji normalizacyjnej (ISO) w celu dopasowania jej do wymagań współczesnych organizacji i ich otoczenia biznesowego oraz, przynajmniej w założeniu, uczynienia jej bardziej przyjaznej dla użytkowników.

Tak więc, norma ISO 9001:2008 zostanie zaktualizowana do normy ISO 9001:2015 i w tej wersji wejdzie w życie we wrześniu 2015 roku. W związku z tym, w ciągu 3 lat od publikacji nowej normy (okres przejściowy) wszystkie organizacje posiadające system zarządzania jakością będą miały obowiązek zaktualizować swoje systemy jakości i przejść na nową normę ISO 9001:2015.

Najczęściej wymieniane korzyści posiadania Systemu Zarządzania Jakością ISO 9001 to:

• Przewaga konkurencyjna (pozytywne wyróżnienie się na rynku)
• Lepsze zarządzanie jakością ułatwia faktyczne zaspokojenie potrzeb klientów
• Oszczędność czasu, pieniędzy i zasobów poprzez optymalizację procesów i wprowadzenie KPI
• Przyciąganie inwestorów, wzmacnianie reputacji marki i redukowanie barier handlowych
• Poprawa efektywności operacyjnej umożliwia ograniczenie liczby błędów i zarządzanie ryzykiem przy jednoczesnym zwiększeniu korzyści
• Zmotywowanie i większe zaangażowanie pracowników
• Poprawa efektywności komunikacji wewnętrznej i bieżącej aktualizacji schematów procesów i procedur
• Dotarcie do nowych klientów w górnej półki poprzez udoskonalenie obsługi klienta i wykazanie się nastawieniem na jakość
• Rozszerzenie możliwości biznesowych i marketingowych przez wykazanie zgodności z wymogami międzynarodowej normy jakości

Do najczęściej wymienianych wad należy m.in. konieczność wdrożenia i udokumentowania wielu procedur, czasochłonna aktualizacji schematów procesów i doskonalenie systemu oraz audyty, które podnoszą koszty utrzymania certyfikatu.

Kilka podstawowych zmian po nowelizacji ISO 9001 to m.in.:

Wymagania dotyczące księgi jakości i działań zapobiegawczych zostaną zastąpione wymogami dotyczącymi zarządzania ryzykiem. Ranga zarządzania procesowego zostanie podwyższona i nastąpi rezygnacja z wielu procedur (z wyjątkiem wymaganych procedur systemowych), co sprawi, iż system zarządzania nie będzie już tak biurokratyczny i dokumentacja będzie mniej opasła.

Nastąpi też istotna modyfikacja w zakresie terminologii. Zamiast stosowanego dotychczas terminu „wyrób”, w odniesieniu zarówno do produktów jak i usług nowy „wyrób” (product) zostanie zastąpiony terminem „produkty i usługi” (goods and services). Co ważne, również rozdzielane dotychczas „dokumenty” i „zapisy”, zostaną zastąpione wspólnym terminem „udokumentowana informacja”.

Projekt normy został sporządzony w nowej strukturze , która jest wspólna dla wszystkich aktualnych norm dotyczących systemów zarządzania. Pozwoli to na łatwą integrację podczas procesu wdrażania kilku systemów i zapewni wzajemną kompatybilność (np. z ISO 14001 i ISO 27000).

Około 1,2 miliona organizacji na całym świecie (w tym ok. 11 tysięcy w Polsce) posiada certyfikat ISO 9001. Nowa wersja uwzględni szereg aktualizacji, które pozwolą organizacjom uporządkować i znowelizować swoje systemy jakości oraz potwierdzą ich zdolność do konsekwentnego dostarczania produktów, które spełniają wymagania klientów.

Generalnie, aktualizacja normy ISO 9001 powinna przyczynić się do poprawy czytelności normy i sprawić, że stanie się ona bardziej przyjazna dla użytkowników i łatwiejsza do certyfikacji.

Monika Popiołek

Źródła:

1. Polski Komitet Normalizacji: www.pkn.pl
2. Międzynarodowa Organizacja Normalizacyjna: www.iso.org
3. T. Kloze, Jaka będzie nowa norma ISO 9001?, [w:] Wiadomości PKN – Normalizacja, Polski Komitet Normalizacyjny, nr 12/2013, s. 8-9.

Mało kto wie, że jedno z rozwiązań zawartych w projekcie nowelizacji Ordynacji podatkowej zakłada, że organy podatkowe będą mogły zobowiązać stronę postępowania podatkowego do przetłumaczenia dokumentacji księgowej, która została przygotowana w języku obcym na język polski.

Z założeń do projektu ustawy o zmianie ustawy - Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw wynika, że w przypadku toczącego się postępowania podatkowego organy podatkowe będą mogły nałożyć na stronę postępowania obowiązek przetłumaczenia na język polski dokumentów sporządzonych przez nią w języku obcym.

W teorii, obowiązujące obecnie przepisy działu IV Ordynacji podatkowej nie przewidują możliwości zwrócenia się przez organ podatkowy do strony postępowania o przetłumaczenie na język polski składanych przez stronę dokumentów sporządzonych w języku obcym. Taka możliwość istnieje natomiast w kontroli podatkowej oraz w postępowaniu kontrolnym prowadzonym przez organy kontroli podatkowej.

Propozycja nowelizacji zakłada ujednolicenie przepisów w zakresie kontroli i postępowania - organy podatkowe otrzymają możliwość zwrócenia się do strony postępowania (czyli np. podatnika, płatnika, inkasenta, następcy prawnego czy osoby trzeciej) o nieodpłatne przetłumaczenie na polski poszczególnych dokumentów. Chodzić będzie zarówno o dokumenty, których żąda organ podatkowy, jak i o dokumenty przedłożone z inicjatywy strony.

Co w przypadku, gdy strona nie wywiąże się z obowiązku przetłumaczenia dokumentów? W takiej sytuacji będą miały zastosowanie kary pieniężne. Otóż, jak wynika z projektu, skutkiem niezastosowania się do żądania organu dokonania tłumaczenia dokumentacji obcojęzycznej będzie zamówienie tłumaczenia przez organ podatkowy i obciążenie strony (kontrolowanego) kosztami takiego tłumaczenia. Poza koniecznością pokrycia kosztów tłumaczenia, za niewywiązanie się z obowiązku grozić ma również kara porządkowa.

Podobne emocje wzbudzały ostatnio propozycje wręcz przeciwne – a mianowicie żeby znieść obowiązek tłumaczenia dokumentacji przetargowej przez podmioty zagraniczne i tym samym wyrównać ich szanse na rynku polskim z podmiotami krajowymi. Równość szans w ramach UE to idea piękna ale jakimś cudem mało który kraj decyduje się na przerzucanie kosztów tłumaczenia dokumentacji przetargowej na urząd rozstrzygający przetarg (czyli de facto na podatnika polskiego).

Niektóre komentarze do tej informacji zdają się też sugerować, że obowiązek tłumaczenia dokumentacji księgowej na polski stanowiłby jakiś przełom, a co gorsza że jest to kolejne obciążenie dla polskiego podatnika-przedsiębiorcy. Jednak mało kto wie, że obowiązek tłumaczenia dokumentów na język polski na potrzeby urzędowe, obrotu prawnego i handlowego na terytorium RP istnieje już od dawna na mocy Ustawy o języku polskim. A ponadto, co powinno być raczej oczywiste dla czytających tego typu informacje, jakiekolwiek obciążenie wynikające z tłumaczenia dokumentacji na język polski dotyczy głownie podmiotów zagranicznych i ich spółek zależnych, a obecna nowelizacja ma na celu jedynie doprecyzowanie tej kwestii i zapobieżenie przerzucaniu tych kosztów na urząd, czyli na podatnika polskiego (i.e. nas wszystkich). Z przyczyn równie oczywistych, pomimo intensywnego lobbingu ze strony korporacji, podobne przepisy i obowiązek tłumaczenia na język urzędowy funkcjonują praktycznie we wszystkich krajach rozwiniętych bowiem koszty prowadzenia działalności na danym rynku powinien ponosić przedsiębiorca (co wynika nota bene również z ogólnych zasad rachunkowości). Czy jest to więc naprawdę zła wiadomość, czy może ktoś w urzędach kontroli skarbowej zaczął racjonalnie myśleć?

Monika Popiołek

Źródło informacji: Infor.pl