Wstęp

W 2001 roku Międzynarodowa Komisja Elektrotechniczna (IEC) opublikowała pierwszą normę z zakresu projektowania instrukcji użytkowych IEC 62079, Preparation of instructions – Structuring, content and presentation. Norma ta miała na celu ustalenie pierwszych powszechnie obowiązujących wymagań i zaleceń dotyczących opracowania przez wytwórców produktów instrukcji użytkowania na potrzeby użytkowników. IEC 62079:2001 została wycofana i zastąpiona przez IEC 82079-1:2012, wprowadzoną do zbioru Norm Europejskich jako EN 82079 – 1:2012, Preparation of instructions for use – Structuring, content and presentation – Part 1: General principles and detailed requirements, wprowadzającą. W 2013 r. Polski Komitet Normalizacyjny (PKN) przyjął EN 82079-1:2012 do zbioru Polskich Norm, a 3 września 2014 r. opublikował normę w języku polskim (jako PN-EN 82079-1:2013-05 Przygotowanie instrukcji użytkowania ‒ Opracowanie struktury, zawartość i sposób prezentacji ‒Część 1: Zasady ogólne i wymagania szczegółowe). Dla ułatwienia, stosuje nazwę EN 82079-1:2012 w dalszej części artykułu.

W EN 82079-1:2012 określono zasady ogólne i wymagania szczegółowe dotyczące projektowania i redagowania wszelkich typów instrukcji użytkowania oraz podstawowe zasady zarządzania dokumentacją techniczną i zapewnienia bezpieczeństwa użytkownikom produktów. Miała zastosowanie zarówno w przypadku niewielkich i typowych produktów (np. AGD) jak i wielkogabarytowych lub wysoce złożonych produktów (np. uzbrojenie, elektrownie, linie przemysłowe, gotowe do użytku fabryki lub instalacje technologiczne). Głównym celem EN 82079-1:2012 było stworzenie ram dla procesu tworzenia instrukcji użytkowania i określenie wymagań i sposobów właściwego zarządzania dokumentacją techniczną pod kątem przyszłego procesu lokalizacji na potrzeby globalizacji.

Z założenia EN 82079-1:2012 miała być pierwszą z cyklu europejskich norm dokumentacyjnych, przeznaczonych dla wszystkich podmiotów zajmujących się m.in. przygotowywaniem instrukcji użytkowania, niezależnie od tego, czy są to dostawcy, autorzy dokumentacji technicznej i ilustracji do niej, projektanci oprogramowania i rozwiązań technicznych, tłumacze, redaktorzy techniczny, terminolodzy, koordynatorzy projektów, menedżerowie produktów i procesów, czy też inne osoby biorące udział w tworzeniu dokumentacji, instrukcji użytkowania, opisów produktów i usług powiązanych.

EN 82079-1:2012 była istotna również ze względu na to, że określała kompetencje dla nowego zawodu na rynku polskim – autora dokumentacji technicznej. Ponadto jako tzw. norma horyzontalna wpisywała się dobrze w schemat zharmonizowanego systemu norm i legislacji UE, obejmujący dokumentację i komunikację techniczną, procesy przemysłowe, bezpieczeństwa i zarządzania ryzykiem, co miało również określone implikacje prawne i praktyczne. Zapisy te mogły być uznawane za wymagania normatywne z punktu widzenia urzędów, producentów i konsumentów oraz kluczowe inicjatywy UE – NLF (m.in. system oznakowania CE, nadzór rynku pod kątem bezpieczeństwa produktów i dostęp do informacji RAPEX, harmonizacja norm technicznych itp.).

Najnowsza wersja IEC/IEEE 82079-1:2019 Preparation of information for use (instructions for use) of products -- Part 1: Principles and general requirements została wydana wspólnie przez Międzynarodową Organizację Normalizacyjną (ISO), IEC i Instytut Inżynierów Elektryków i Elektroników (IEEE) (współpracujące w ramach wspólnej grupy roboczej JWG 16 Preparation of instructions for use utworzonej w 2015 roku). Zgodnie z deklaracjami, norma ta ma na celu normalizację ogólnych zasad i wymagań dotyczących projektowania i opracowania wszelkich informacji użytkowania (zwanych również instrukcjami użytkowania), które mogą być niezbędne lub pomocne dla użytkowników rożnych rodzajów produktów, począwszy od towarów konsumenckich, poprzez wysoce skomplikowane instalacje, maszyny przemysłowe, a skończywszy na elektrowniach czy osiedlach. Dla ułatwienia, stosuję nazwę IEC 82079-1:2019 w dalszej części artykułu.

Cel i zakres normy IEC 82079-1:2019

IEC 82079-1:2019 jest wprowadzana jako projekt Normy Europejskiej prEN IEC/IEEE 82079-1:2019 i zastąpi EN 82079-1:2012. Głównym celem IEC 82079-1:2019 jest opracowanie ram i wymagań dla procesu tworzenia już nie instrukcji użytkowania, tylko informacji użytkowania. Jest też nadal oznaczana jako pierwsza z serii, chociaż wchłonęła niektóre elementy zaplanowanych wcześniej kolejnych norm z tej serii (np. w zakresie dotyczącym zakładów produkcyjnych i systemów powiązanych oraz instrukcji produktów do samodzielnego składania (montażu), których dalsze opracowanie zostało zaniechane.

We wstępie do normy informacje zostały klasyfikowane według następujących typów:

• Informacje pojęciowe (pojęcia, wskazówki odnośnie bezpieczeństwa, inne),
• Informacje instruktażowe (procedury, komunikaty ostrzegawcze, inne),
• Informacje referencyjne (usuwanie usterek, harmonogram konserwacji, inne).

Zgodnie z zakresem normy, informacje użytkowania są: niezbędne do bezpiecznego użytkowania produktu; pomocne w efektywnym i skutecznym użytkowaniu produktu; i często spełniają zobowiązania rynkowe, prawne i regulacyjne. Informacje użytkowania produktów odnoszą się do ich faz cyklu życia, takich jak: transport, montaż, instalacja, uruchomienie, eksploatacja, monitorowanie, usuwanie usterek, konserwacja, naprawy, likwidacja i utylizacja, a także do odpowiednich zadań wykonywanych przez osoby wykwalifikowane i niewykwalifikowane. Zgodnie z deklaracją, IEC 82079-1:2019 określa ogólne ramy dla potencjalnych kolejnych części i ma zastosowanie do informacji użytkowania, które mogą być wykorzystywane zarówno w formie elektronicznej, jak i drukowanej. Norma jest przeznaczona dla wszystkich osób odpowiedzialnych za koncepcję, tworzenie, utrzymanie, tłumaczenie, lokalizację, integrację treści, produkcję, ocenę, pozyskiwanie i dostarczanie informacji użytkowania. Celem normy jest zapewnienie tym osobom wspólnej podstawy dla opracowania odpowiedniej jakości informacji użytkowania produktów. Norma z założenia powinna być stosowana i przywoływana w innych normach dotyczących konkretnych produktów, w tym w normach określających zawartość informacji użytkowania dla takich produktów, na przykład seria PN-EN 60335 (Elektryczny sprzęt do użytku domowego i podobnego; opracowywane równolegle z IEC), PN-EN ISO 20607:2019-08 (Bezpieczeństwo maszyn – Instrukcja obsługi – Ogólne zasady opracowywania) oraz ISO/IEC 26514:2008 (Systemy i oprogramowanie). Ma ona stanowić podstawę do opracowania specyficznych wymagań dotyczących produktów dla odbiorców docelowych lub informacji o produkcie. Jako norma horyzontalna jest przede wszystkim przeznaczona do stosowania przez komitety techniczne przy opracowywaniu norm zgodnie z zasadami określonymi w Przewodniku IEC 108.

Istotne zmiany techniczne pomiędzy IEC 82079-1:2019 a EN 82079-1:2012

Zgodnie z przedmową, nowa wersja normy z 2019 roku zawiera następujące istotne zmiany techniczne w stosunku do poprzedniego wersji:

1. Struktura dokumentu została przeorganizowana w celu ułatwienia stosowania normy i wyszukiwania informacji. Tam, gdzie było to możliwe, język został uproszczony.
2. Wprowadzono pojęcie informacji użytkowania jako terminu ogólnego. Instrukcja użytkowania jest synonimem informacji użytkowania. Instrukcje krok po kroku funkcjonują teraz jako podzbiór informacji użytkowania.
3. Rozdział 5 (Zasady) – [wcześniej Rozdział 4] została przeredagowana i skupia się teraz na celu informacji użytkowania, jakości informacji i procesie zarządzania informacjami.
4. Proces przygotowania informacji użytkowania został zintegrowany z częścią normatywną i potraktowany kompleksowo.
5. W części normatywnej opisano empiryczne metody oceny informacji użytkowania.
6. Kompetencje zawodowe potrzebne do przygotowania/opracowania informacji użytkowania zostały omówione bardziej szczegółowo.
7. Uwzględniono dodatkowe aspekty ogólnych wymagań dotyczących informacji użytkowania do wykorzystania w złożonych systemach.
8. Zwrócono uwagę na instrukcje dotyczące wyrobów do samodzielnego montażu.
9. Wprowadzono załącznik informacyjny zawierający wskazówki dotyczące spełniania określonych wymagań.

W rzeczywistości, różnice między EN 82079-1:2012 i IEC 82079-1:2019 są znacznie bardziej podstawowe i nie wszystkie są pozytywne.

Jakich informacji dotyczy IEC/IEEE 82079-1:2019, jakie wymagania zostały zmienione i co jest istotne?

Po zmianie tytułu normy, złagodzeniu wielu wymogów oraz bardziej ogólnym podejściu do instrukcji użytkowania, celem  jaki postawiono był to zapewne opracowanie normy, zarządzania informacją inteligentną i treściami cyfrowymi w ogóle. Niestety cel ten nie do końca został osiągnięty. Koncepcja przejścia z poziomu instrukcji użytkowania (obsługi) i dokumentacji na wyższy poziom zarzadzania informacją, jest jak najbardziej uzasadniona. Jednak taka zmiana perspektywy powinna być jasno określona we wstępie i odzwierciedlona w zapisach normy. Niestety, tak się nie stało. Co więcej, terminologia i język normy są raczej niespójne. Brakuje też odniesień do niektórych kluczowych terminów i innych istotnych norm, wymagań, dobrych praktyk z zakresu zarządzania informacją inteligentną, treścią cyfrową i niektórych uwarunkowań  internacjonalizacji.

Norma zasadniczo klasyfikuje informacje jako informacje pojęciowe, instruktażowe i referencyjne. Nie podjęto próby stworzenia jakiegokolwiek schematu mapowania informacji, który wskazywałby na ich interakcje i rozwój produktu informacyjnego, a przykłady wyjściowe nie wydają się wynikać z żadnego kompleksowego podejścia modelowego, ani nie stanowią praktycznego odniesienia dla twórców informacji.

W globalnej cyfryzacji i inteligentnej informacji, zwykle przywołuje się na myśl następuje zagadnienia:

• informacja jako treść zorganizowana do przechowywania, wyszukiwania i ponownego wykorzystania;
• strategie wykorzystywania informacji do opracowywania treści i zarządzania nimi jako aktywem korporacyjnym;
• zarządzanie inteligentną informacją wymaga wydajnych procesów, zasobów ludzkich i technologii;
• skalowalne podejścia do zarządzania treścią;
• zoptymalizowane procesy autoryzacji i zarządzania treścią;
• zautomatyzowane procesy zarzadzania informacją, które wspierają ponowne wykorzystanie różnych komponentów treści;
• generowanie spersonalizowanych treści, które służą różnym celom, mogą być rozpowszechniane i dostarczane za pośrednictwem wielu platform/kanałów do różnych odbiorców docelowych;
• konieczność wykorzystania metadanych i algorytmów indeksowania;
• analiza wpływu digitalizacji i różnych mediów społecznościowych na przetwarzanie i rozpowszechnianie informacji, itp.

W IEC 82079-1:2019 opisano strategie i proces zarządzania informacją (Rozdziały 5 i 6), kompetencji zawodowych (osób zaangażowanych) (Rozdział 10), mediów i formatów (Rozdział 9), struktury i dostarczania informacji (Rozdział 8). W tym sensie obejmuje ona niektóre z punktów, które wymieniono powyżej.

W odniesieniu do informacji wyróżnia się następujące cztery grupy procesów:

1. Analiza i planowanie informacji
2. Projektowanie i rozwój (w tym recenzja, edycja i testowanie)
3. Produkcja i dystrybucja
4. Utrzymanie (w tym utrzymanie i doskonalenie)

Norma zawiera zalecenia dotyczące hierarchicznego ustrukturyzowania informacji w taki sposób, aby tylko istotne informacje były dostarczane do odbiorców docelowych (Rozdział 8). Nie zawarto tam szczególnych wymagań czy odniesień do konkretnych rozwiązań.

Jeśli chodzi o cyfryzację informacji, w IEC 82079-1:2019 podano mniej wymagań szczegółowych niż w poprzedniej wersji. Wymagania dotyczące mediów i formatu (Rozdział 9) są też mniej restrykcyjne niż poprzednio. Niektóre z tych wymagań dostosowano do potrzeb odbiorców docelowych (np. tekst drukowany nie zawsze jest wymagany, nie każdy użytkownik potrzebuje dokładnej instrukcji użytkowania itp.). Natomiast nie podano w normie szczegółowych wytycznych tylko raczej ogólne uwagi typu, że media powinny zapewniać łatwy i stały dostęp do informacji w celu ich wykorzystania i być odpowiednio dobrane.

Rozdział 10 dotyczy zasobów ludzkich. Zgodnie z normą, za tworzenie informacji użytkowania powinny odpowiadać osoby kompetentne. Wskazanie rzeczywistych wymagań jest zawarte w definicji terminu (3.3). Niemiej, w IEC 82079-1:2019 wiele mówi się ogólnie o kompetencjach. Nie podaje się natomiast konkretnych wymagań dotyczących kwalifikacji.

Na przykład norma ISO 17100:2015 Translation services – Requirements for translation services (PN-EN ISO 17100:2015-06 Usługi tłumaczeniowe – Wymagania dotyczące świadczenia usług tłumaczeniowych) przywołana została tylko w kontekście procesu tłumaczenia (w nocie). Kompetencje tłumacza w IEC 82079-1:2019 są znacznie niższe niż minimalne wymagania kompetencyjne ISO 17100, natomiast minimalne kwalifikacje tłumacza lub wymagania kwalifikacyjne innych osób uczestniczących w procesie nie są uwzględnione. Zrezygnowano z kluczowego wymagania ISO 17100 dotyczącego obowiązkowej weryfikacji (tzw. „zasada czterech oczu”), które było uwzględnione w EN 82079-1:2012. Nie odniesiono się też do wymagań określonych w ISO 17100 w kontekście procesu tłumaczenia i kompetencji.

Podsumowanie

IEC 82079:2019 obniża niektóre z wymagań zawartych w poprzedniej wersji i nie odnosi się do innych norm, które dotyczą różnych aspektów procesu opracowywania lub przetwarzania informacji/treści i kompetencji osób za to odpowiedzialnych (szczególnie zastanawia ewidentny brak odpowiedniego odniesienia do ISO 17100 w zakresie kompetencji tłumaczy, weryfikatorów i redaktorów). Norma jest obecnie dość obszerna (130 stronic) i zawiera wiele ogólnych zaleceń, ale stosunkowo mało rzeczywistych wymagań.

IEC 82079:2019 była pomyślana jako ogólna norma dotycząca informacji inteligentnych i faktycznie odnosi się do niektórych zagadnień zarządzania informacją inteligentną i technologią cyfrową (np. formatów). W założeniu norma miała jednak również służyć jako podstawa certyfikacji – potwierdzenie zgodności z jej wymaganiami w zakresie zarówno generowania produktów informacyjnych, jak również procesu zarządzania informacją. W rzeczywistości norma oferuje głownie zalecenia dotyczące kompetencji zasobów ludzkich, etapów i kontroli procesów. Niektóre kluczowe pojęcia i dobre praktyki w zakresie zarządzania informacją leżą u podstaw normy IEC 82079:2019 lub zostały wprost w niej ujęte i jest to cenne źródło informacji dla osób z branży. W praktyce normy zawierające głównie zalecenia (zamiast wymagań) są po prostu niecertyfikowalne.

EN 82079-1:2012, jako tzw. norma horyzontalna odwołująca się do wielu pojęć i programów UE dobrze wpisywała się w schemat zharmonizowanego systemu norm i legislacji UE, obejmujący dokumentację i komunikację techniczną, procesy przemysłowe, bezpieczeństwa i zarządzania ryzykiem, co ma również określone implikacje prawne i systemowe. Stanowiła zalecenie normatywne z punktu widzenia urzędów, producentów i konsumentów oraz wpisywała się w kluczowe programy i inicjatywy UE –NLF (m.in. system oznakowania CE, nadzór rynku pod kątem bezpieczeństwa produktów i dostęp do informacji RAPEX, harmonizacja norm technicznych itp.), ERK (Europejska Rama Kwalifikacji) itd.

IEC 82079:2019 została opracowana nie tylko na podstawie EN 82079-1:2012 ale również kilku innych dokumentów, głównie jednak przez osoby nie będące rodzimymi użytkownikami języka angielskiego lub jego odmiany brytyjskiej. W normie ujęto wiec podstawowe zagadnienia i pojęcia, ale czasem są one ukryte pod innymi pojęciami, w ogólnikowych opisach lub dziwnych sformułowaniach (np. „some aspects have been added to the general requirements for information for use for complex systems of systems”) lub stosowane są określenia nietypowe zamiast typowych dla branży (np.”human factors consultants” zamiast “HR specialists”), niektóre z kluczowych terminów nie są w ogóle przywołane (np. metadata, digitalized, revision, review, proofreading – jako weryfikacja techniczna składu). Brak jest konsekwentnego stosowania konwencji językowych, specjalistycznej/znormalizowanej terminologii (np. użyto „competency” w znaczeniu i zamiast „competence”, „basic competency” zamiast „minimum competence”, „localization and terminology experts” zamiast „localization specialists”, ”PMs” i „terminologists” itp.. Na podstawie powyższych przykładów i analizy można odnieść wrażenie, że redaktorzy tej normy niestety nie stosowali się do własnych zaleceń ani obowiązujących zasad redakcyjnych i nie odnieśli się do zasobów terminologicznych ISO (które normalizują w dużej mierze terminologię branżową) przy opracowywaniu tej obszernej „informacji użytkowania”, jaką niewątpliwie jest IEC 82079:2019 oraz wątpliwe jest by ta wersja dobrze wpisywała się w schemat zharmonizowanego systemu norm i legislacji UE, który preferuje mierzalne wymagania nad amerykańskim podejściem prefereującym zalecenia.

Inne źródła:
https://www.iso.org/standard/71620.html
http://www.maart.com/en/blog/new-iecieee-82079-12019
https://sklep.pkn.pl/pn-en-82079-1-2013-05p.html
http://www.maart.com/blog/norma-dokumentacyjna-pn-en-82079-1-przygotowanie-instrukcji-uzytkowania
https://standards.ieee.org/standard/82079-1-2019.html

W maju 2017 roku planowana jest publikacja poprawki do normy ISO 17100. Poprawka dotyczy punktu 3.1.4 określającego wymagania dotyczące kwalifikacji tłumacza i weryfikatora, która została zatwierdzona przez członków ISO TC 37/SC5 w dn. 15 grudnia 2016 r.

TEKST WERSJI ORYGINALNEJ  – w języku angielskim (opublikowany w dn. 01.05.2015 r. przez ISO)

3.1.4 Translator qualifications

The TSP shall determine the translator’s qualifications to provide a service conforming to this International Standard by obtaining documented evidence that the translator can meet at least one of the following criteria:

a) a recognized graduate qualification in translation from an institution of higher education;

b) a recognized graduate qualification in any other field from an institution of higher education plus two years of full-time professional experience in translating;

c) five years of full-time professional experience in translating.

NOTE 1 In some countries translation degrees may be referred to by a different name such as linguistic studies or language studies. If the course includes translation training, it is considered equivalent to a translation degree.

NOTE 2 Noting that the word “graduate” can have differing application in differing educational jurisdictions, in this International Standard it includes the first degree level of academic award issued by a recognised institution of higher education.

NOTE 3 Full-time professional experience means full-time or equivalent.

TEKST WERSJI ORYGINALNEJ PRZETŁUMACZONY – przetłumaczony na polski (opublikowany w dn.10 listopada 2015 r. przez PKN)

3.1.4      Kwalifikacje tłumacza

TSP powinien określić kwalifikacje tłumacza do świadczenia usługi zgodnie z wymaganiami niniejszej Normy Międzynarodowej poprzez uzyskanie od tłumacza dokumentów potwierdzających spełnienie przynajmniej jednego z poniższych kryteriów:

a) uzyskanie na uczelni wyższej uznanego dyplomu ukończenia studiów w dziedzinie tłumaczenia,

b) uzyskanie na uczelni wyższej uznanego dyplomu ukończenia studiów z dowolnej innej dziedziny oraz dwuletnia praktyka w pełnym wymiarze w zakresie tłumaczenia,

c) pięć lat praktyki w pełnym wymiarze w zakresie tłumaczenia.

UWAGA 1 W niektórych krajach kierunki tłumaczeniowe mają inne nazwy, takie jak „lingwistyka stosowana” lub „filologia”. Jeżeli program studiów przewiduje zajęcia z tłumaczenia, dyplom tych studiów uznaje się za dyplom ukończenia studiów wyższych w dziedzinie tłumaczenia.

UWAGA 2 Ponieważ w różnych systemach edukacyjnych dyplom ukończenia studiów wyższych można uzyskać na różnych etapach kształcenia, na potrzeby niniejszej Normy Międzynarodowej ustalono, że oznacza to również dyplom ukończenia studiów wyższych pierwszego stopnia wydany przez uznaną uczelnię wyższą.

UWAGA 3 Praktyka w pełnym wymiarze oznacza praktykę w pełnym wymiarze lub równoważnym wymiarze czasu.

TEKST WERSJI ORYGINALNEJ POPRAWKI DO PKT 3.1.4 – w języku angielskim (zatwierdzonej przez ISO 15 grudnia 2016 r., planowana publikacja przez ISO – maj 2017 r.)

3.1.4      Translator qualifications

The TSP shall determine the translator’s qualifications to provide a service conforming to this International Standard by obtaining documented evidence that the translator fulfils at least one of the following criteria:

a) has obtained a degree in translation, linguistics or language studies or an equivalent degree that includes significant translation training, from a recognized institution of higher education;

b) has obtained a degree in any other field from a recognized institution of higher education and has the equivalent of two years of full-time professional experience in translating;

c) has the equivalent of five years of full-time professional experience in translating.

TEKST ROBOCZY POPRAWKI DO PKT 3.1.4 – w języku polskim (planowana publikacja ostatecznej wersji polskiej przez PKN – czerwiec 2017 r.)

3.1.4 Kwalifikacje tłumacza

TSP powinien określić kwalifikacje tłumacza do świadczenia usługi zgodnie z wymaganiami niniejszej Normy Międzynarodowej poprzez uzyskanie od tłumacza dokumentów potwierdzających spełnienie przynajmniej jednego z poniższych kryteriów:

a) uzyskanie na uczelni wyższej uznanego dyplomu ukończenia studiów w dziedzinie tłumaczenia, lingwistyki lub filologii, lub równoważnego dyplomu studiów, których program obejmuje w istotnym stopniu kształcenie w dziedzinie przekładu,

b) uzyskanie na uczelni wyższej uznanego dyplomu ukończenia studiów z dowolnej innej dziedziny oraz praktyki zawodowej w zakresie tłumaczenia równoważnej dwóm latom pracy w pełnym wymiarze,

c) praktyki zawodowej w zakresie tłumaczenia równoważnej pięciu latom pracy w pełnym wymiarze.

Monika Popiołek

Przewodnicząca
Komitetu Technicznego PKN KT 256
ds. Terminologii, Innych Zasobów Językowych i Zarządzania Treścią
oraz Rady Sektora Zagadnień Podstawowych i Systemów Zarządzania
w Polskim Komitecie Normalizacyjnym (PKN) i ekspert ISO TC37 od 2007 roku

oraz Prezes PSBT i Agencji MAart
i członek-ekspert TEPiS

Normę ISO 17100 mogą wdrożyć i stosować wszystkie podmioty będące dostawcami usług tłumaczeniowych (określane w niej jako TSP – Translation Service Provider), do których zaliczają się firmy tłumaczeniowe, działy tłumaczeń w firmach/instytucjach lub stałe zespoły tłumaczy – niezależnie od ich wielkości. Osiągnięcie pełnej zgodności z normą wymaga spełnienia przez TSP wszystkich określonych w niej wymagań, jednak sposób ich wdrożenia może się różnić w zależności od wielkości i złożoności struktury organizacyjnej lub, w niektórych przypadkach, od wielkości i złożoności zamówionej usługi tłumaczeniowej.

Norma EN 15038, którą ISO 17100 zastępuje, cieszyła się dużym zainteresowaniem wśród polskich i zagranicznych podmiotów branżowych i od 2006 r. wdrożyło ją co najmniej kilkanaście tysięcy podmiotów na całym świecie. Norma ISO 17100 cieszy się jeszcze większym zainteresowaniem i od momentu publikacji jest bardzo chętnie wdrażana.

Wdrożenie i stosowanie ISO 17100 może się odbywać poprzez samodeklarację (podanie faktu wdrożenia i stosowania normy do publicznej wiadomości), ale w praktyce znaczenie na rynku ma certyfikacja poprzedzona niezależnym audytem. W przypadku dostawcy, który nie posiada wcześniejszej certyfikacji EN 15038, proces wdrożenia powinien rozpocząć się od audytu wewnętrznego istniejących procesów i zasobów pod kątem wdrożenia normy ISO 17100 i uporządkowania dokumentacji. W związku z tym, że norma ISO 17100 jest bardzo rozbudowana i została w znacznym stopniu zaktualizowana w porównaniu z EN 15038, proces przejścia od jednej do drugiej certyfikacji nie jest w żadnym wypadku automatyczny i wymaga przeprowadzenia pełnego audytu.

ISO 17100 zastępuje normę branżową EN 15038, jednak nie oznacza to, że wszystkie certyfikaty EN 15038 stają się w tym momencie nieważne/nieaktualne. Standardowo obowiązuje dwuletni okres przejściowy dla systemów certyfikacji, więc wszystkie dotychczasowe certyfikaty będą nadal ważne – do momentu ich wygaśnięcia lub maksymalnie do maja 2017 roku.

W związku z tym, że jest to najważniejsza norma branżowa, została ona na zamówienie Polskiego Stowarzyszenia Biur Tłumaczeń niezwłocznie przetłumaczona na język polski w Polskim Komitecie Normalizacyjnym, zredagowana oraz przyjęta przez KT nr 256 i opublikowana jako PN-EN ISO 17100:2015 w wersji polskiej w dn. 10.11.2015 r. Normę ISO 17100 można kupić za pośrednictwem PKN on-line (http://sklep.pkn.pl/pn-en-iso-17100-2015-06-wersja-polska.html). W PKN dostępne są wersje PL i EN normy.

Polskie Stowarzyszenie Biur Tłumaczeń (PSBT) opracowało na potrzeby certyfikacji ISO 17100 pierwszy system audytu na świecie w 2015 roku i, podobnie jak to miało miejsce w przypadku procesu certyfikacji EN 15038, pełni rolę branżowej jednostki akredytacyjnej i szkoleniowej dla niezależnych jednostek certyfikacyjnych.

Warto podkreślić, że pierwszą firmą na świecie, która uzyskała niezależny certyfikat za zgodność z ISO 17100 w dn. 27 kwietnia 2015 r., była polska firma, Agencja MAart Sp. z o.o., a pierwszą niezależną jednostką certyfikacyjną, która przeprowadziła audyt certyfikacyjny za zgodność z ISO 17100, był polski oddział Bureau Veritas Certification.

Jednostki certyfikacyjne nieposiadające odpowiedniej akredytacji branżowej dla EN 15038 i ISO 17100 powinny na piśmie informować o tym fakcie swoich klientów, a firmy planujące certyfikację powinny to sprawdzić przed wyborem dostawcy. Najlepsze praktyki dla norm branżowych przewidują bowiem certyfikację z akredytacją i certyfikat nieposiadający akredytacji branżowej nie będzie traktowany na rynku jako w pełni wiarygodny. W przypadku podjęcia decyzji o certyfikacji należy się upewnić, czy dana jednostka posiada więc stosowną akredytację branżową (uznanie systemu certyfikacji przez liczącą się na rynku międzynarodowym niezależną organizację branżową) i czy jest to jednostka wiarygodna (tj. przynajmniej o ustalonej pozycji na rynku UE).

Warto też zauważyć, że tzw. pseudocertyfikacja w oparciu o samodeklarację plus kupno jakiegoś certyfikatu stwierdzającego samodeklarację, certyfikacja w jednostkach certyfikacyjnych nieposiadających odpowiedniej akredytacji branżowej, lub też certyfikacja w zakresie nieprzewidzianym normą jest postrzegana jako zła praktyka rynkowa i stanowi antyreklamę dla danego podmiotu.

Monika Popiołek

Przewodnicząca
Komitetu Technicznego PKN KT 256
ds. Terminologii, Innych Zasobów Językowych i Zarządzania Treścią
oraz Rady Sektora Zagadnień Podstawowych i Systemów Zarządzania
w Polskim Komitecie Normalizacyjnym (PKN) i ekspert ISO TC37 od 2007 roku

oraz Prezes PSBT i Agencji MAart
i członek-ekspert TEPiS

ISO 17100 to pierwsza międzynarodowa norma dotycząca usług tłumaczeniowych, która w 2015 roku zastąpiła dotychczasową normę europejską EN 15038.

Norma określa w odniesieniu do usług tłumaczeniowych w szczególności: zakres, terminy i definicje, zasoby ludzkie, techniczne i technologiczne, procesy i działania wstępne, proces produkcyjny, działania po oddaniu tłumaczenia, informacje zwrotną i końcowe działania administracyjne. Ponadto ISO 17100 zawiera 42 branżowe terminy i ich definicje, co oznacza że norma stanowi również cenne źródło informacji zawodowej i terminologicznej. Norma definiuje np. takie pojęcia jak: tłumaczenie, usługa tłumaczeniowa, tłumaczenie wspomagane komputerowo (CAT), tłumaczenie maszynowe, postedycja, weryfikacja, redakcja, korekta, treść, język źródłowy, język docelowy, dostawca usług tłumaczeniowych (TSP), kierownik projektu, kompetencje itd.

W ramach kompetencji zawodowych tłumacza wyszczególniono kompetencje: tłumaczeniowe, językowe, badawcze, kulturowe, techniczne i dziedzinowe. Minimalne kwalifikacje tłumacza powinny być uwiarygodnione dokumentami potwierdzającymi spełnienie przynajmniej jednego z poniższych kryteriów:

• uzyskanie na uczelni wyższej uznanego dyplomu ukończenia studiów w dziedzinie tłumaczenia,
• uzyskanie na uczelni wyższej uznanego dyplomu ukończenia studiów z dowolnej innej dziedziny oraz dwuletnia praktyka w pełnym wymiarze w zakresie tłumaczenia,
• pięć lat praktyki w pełnym wymiarze w zakresie tłumaczenia.

Podobnie jak w przypadku EN 15038, ISO 17100 zawiera wymóg, że każdy tekst powinien być tłumaczony przez tłumacza posiadającego przynajmniej minimalne określone w normie kwalifikacje i kompetencje, a następnie tekst ten powinien przejść proces weryfikacji przez weryfikatora posiadającego przynajmniej takie same kwalifikacje i kompetencje, co tłumacz.

Poza szczegółowym określeniem wszystkich etapów i czynności związanych z procesem tłumaczeniowym, na końcu normy ISO 17100 znajdują się Załączniki A-F, które zawierają np. schematy ilustrujące podstawowe procesy (cykl przepływu pracy), informacje dotyczące umów i specyfikacji oraz rejestrowania i raportowania projektów, listę technologii tłumaczeniowych, listę usług dodatkowych itd.

Warto zauważyć, że norma ISO 17100 jest nie tylko jedną z podstawowych miar dobrego zarządzania i jakości usług świadczonych przez poszczególne firmy, ale stanowi przede wszystkim kamień milowy w procesie profesjonalizacji branży tłumaczeniowej na świecie.

Wdrożenie i certyfikacja za zgodność z ISO 17100

Normę ISO 17100 mogą wdrożyć i stosować wszystkie podmioty będące dostawcami usług tłumaczeniowych i określane w niej jako TSP (Translation Service Provider), do których zaliczają się firmy tłumaczeniowe, działy tłumaczeń w firmach/instytucjach lub stałe zespoły tłumaczy – niezależnie od ich wielkości. Osiągnięcie pełnej zgodności z normą wymaga spełnienia przez TSP wszystkich określonych w niej wymagań, jednak sposób ich wdrożenia może się różnić w zależności od wielkości i złożoności struktury organizacyjnej lub, w niektórych przypadkach, od wielkości i złożoności zamówionej usługi tłumaczeniowej.

Norma EN 15038, którą ISO 17100 zastępuje, cieszyła się dużym zainteresowaniem wśród polskich i zagranicznych podmiotów branżowych i od 2006 r. wdrożyło ją co najmniej kilkanaście tysięcy podmiotów na całym świecie. Norma ISO 17100 cieszy się od momentu publikacji jeszcze większym zainteresowaniem i od momentu publikacji jest bardzo chętnie wdrażana.

Wdrożenie i stosowanie ISO 17100 może się odbywać poprzez samodeklarację (podanie faktu wdrożenia i stosowania normy do publicznej wiadomości) lub certyfikację poprzedzoną niezależnym audytem. W przypadku dostawcy, który nie posiada certyfikacji EN 15038 proces wdrożenia powinien rozpocząć się od audytu wewnętrznego istniejących procesów i zasobów pod katem wdrożenia normy ISO 17100 i uporządkowania dokumentacji. W związku z tym, że norma ISO 17100 jest rozbudowana i zaktualizowana w stosunku do EN 15038, proces przejścia od jednej do drugiej certyfikacji nie jest w żadnym wypadku automatyczny i wymaga przeprowadzenia pełnego audytu.

ISO 17100 zastępuje normę branżową EN 15038, jednak nie oznacza to, że wszystkie certyfikaty EN 15038 stają się w tym momencie nieważne/nieaktualne. Standardowo obowiązuje dwuletni okres przejściowy dla systemów certyfikacji, więc wszystkie dotychczasowe certyfikaty będą nadal ważne – do momentu ich wygaśnięcia lub maksymalnie do maja 2017 roku.

Polskie Stowarzyszenie Biur Tłumaczeń (PSBT) opracowało na potrzeby certyfikacji ISO 17100 pierwszy system audytu na świecie i, podobnie jak to miało miejsce w przypadku procesu certyfikacji EN 15038, pełni rolę branżowej jednostki akredytacyjnej i szkoleniowej dla niezależnych jednostek certyfikacyjnych.

Warto podkreślić, że pierwszą firmą na świecie, która uzyskała niezależny certyfikat za zgodność z ISO 17100 w dn. 27 kwietnia 2015 r., była polska firma, Agencja MAart Sp. z o.o., a pierwszą niezależną jednostką certyfikacyjną, która przeprowadziła audyt certyfikacyjny za zgodność z ISO 17100, był polski oddział Bureau Veritas Certification.

Jednostki certyfikacyjne nieposiadające właściwej akredytacji branżowej dla EN 15038 i ISO 17100 powinny na piśmie informować o tym fakcie swoich klientów, a firmy planujące certyfikację powinny to sprawdzić przed wyborem dostawcy. Najlepsze praktyki dla norm branżowych przewidują bowiem certyfikację z akredytacją i certyfikat nieposiadający akredytacji branżowej nie będzie traktowany na rynku jako w pełni wiarygodny. W przypadku podjęcia decyzji o certyfikacji należy się upewnić, czy dana jednostka posiada więc stosowną akredytację branżową i czy jest to jednostka wiarygodna (tj. o ustalonej pozycji na rynku).

Warto też zauważyć, że tzw. pseudocertyfikacja w oparciu o samodeklarację plus kupno jakiegoś certyfikatu stwierdzającego samodeklarację, certyfikacja w jednostkach certyfikacyjnych nieposiadających odpowiedniej akredytacji branżowej, lub też certyfikacja w zakresie nieprzewidzianym normą jest postrzegana jako zła praktyka rynkowa i stanowi antyreklamę dla danego podmiotu.

Dodatkowe informacje na temat normy ISO 17100

1. Oficjalne tytuły ISO 17100 dla poszczególnych wersji językowych to:

PN-EN ISO 17100:2015 Usługi tłumaczeniowe -- Wymagania dotyczące świadczenia usług tłumaczeniowych (wersja PL)

ISO 17100:2015 Translation services - Requirements for translation services (wersja ISO)

EN ISO 17100:2015 Translation services - Requirements for translation services (wersja CEN)

ISO 17100:2015 Services de traduction – Exigences relatives aux services de traduction (wersja FR)

ISO 17100:2015 Übersetzungsdienstleistungen – Anforderungen an Übersetzungsdienstleistungen (wersja DE)

ISO 17100:2015 Servicios de traducción. Requisitos para los servicios de traducción. (wersja ES)

2. Międzynarodowa norma ISO 17100:2015 powstała wprawdzie w oparciu o wcześniejszą europejską normę EN 15038:2006, jednak ISO 17100 to norma przeredagowana, zaktualizowana i znacznie bardziej rozbudowana.

3. W pracach nad opracowaniem i opiniowaniem normy ISO 17100 w ramach ISO TC37/SC5 brali udział eksperci branżowi z 26 krajów.

4. ISO 17100:2015 formalnie zastępuje normę branżową EN 15038:2006 (w momencie przyjęcia przez krajowe jednostki będące członkami ISO/CEN), a wszelkie inne regionalne i krajowe normy o tym zakresie lub sprzeczne z nią są tym samym automatycznie wycofane. W Polsce norma ISO 17100 została zatwierdzona i przyjęta przez CEN w dn. 20 marca 2015 r., natomiast przez PKN w dn. 29 czerwca 2015 r.

5. Krajowym komitetem technicznym odpowiedzialnym za opiniowanie norm branżowych, a więc również za normę ISO 17100 i jej tłumaczenie, jest KTnr 256 ds. Terminologii, Innych Zasobów Językowych i Zarządzania Treścią przy Polskim Komitecie Normalizacyjnym (PKN).

6. W związku z tym, że jest to najważniejsza norma branżowa, została ona na zamówienie Polskiego Stowarzyszenia Biur Tłumaczeń niezwłocznie przetłumaczona na język polski, zredagowana oraz przyjęta przez KTnr 256 i opublikowana jako PN-EN ISO 17100:2015 w wersji polskiej w dn. 10.11.2015 r

7. Normę ISO 17100 można kupić za pośrednictwem PKN on-line (http://sklep.pkn.pl/pn-en-iso-17100-2015-06-wersja-polska.html). W PKN dostępne są wersje PL i EN normy.

Monika Popiołek

Prezes Agencji MAart Sp. z o.o.

Przewodnicząca
Komitetu Technicznego PKN KT 256
ds. Terminologii, Innych Zasobów Językowych i Zarządzania Treścią
oraz Rady Sektora Zagadnień Podstawowych i Systemów Zarządzania
w Polskim Komitecie Normalizacyjnym (PKN)
oraz członek-ekspert TEPiS

© Monika Popiołek

Najpopularniejsza międzynarodowa norma dotycząca Zarządzania Jakością -ISO 9001 została w ostatnich latach poddana przeglądowi i nowelizacji w Międzynarodowej organizacji normalizacyjnej (ISO) w celu dopasowania jej do wymagań współczesnych organizacji i ich otoczenia biznesowego oraz, przynajmniej w założeniu, uczynienia jej bardziej przyjaznej dla użytkowników.

Tak więc, norma ISO 9001:2008 zostanie zaktualizowana do normy ISO 9001:2015 i w tej wersji wejdzie w życie we wrześniu 2015 roku. W związku z tym, w ciągu 3 lat od publikacji nowej normy (okres przejściowy) wszystkie organizacje posiadające system zarządzania jakością będą miały obowiązek zaktualizować swoje systemy jakości i przejść na nową normę ISO 9001:2015.

Najczęściej wymieniane korzyści posiadania Systemu Zarządzania Jakością ISO 9001 to:

• Przewaga konkurencyjna (pozytywne wyróżnienie się na rynku)
• Lepsze zarządzanie jakością ułatwia faktyczne zaspokojenie potrzeb klientów
• Oszczędność czasu, pieniędzy i zasobów poprzez optymalizację procesów i wprowadzenie KPI
• Przyciąganie inwestorów, wzmacnianie reputacji marki i redukowanie barier handlowych
• Poprawa efektywności operacyjnej umożliwia ograniczenie liczby błędów i zarządzanie ryzykiem przy jednoczesnym zwiększeniu korzyści
• Zmotywowanie i większe zaangażowanie pracowników
• Poprawa efektywności komunikacji wewnętrznej i bieżącej aktualizacji schematów procesów i procedur
• Dotarcie do nowych klientów w górnej półki poprzez udoskonalenie obsługi klienta i wykazanie się nastawieniem na jakość
• Rozszerzenie możliwości biznesowych i marketingowych przez wykazanie zgodności z wymogami międzynarodowej normy jakości

Do najczęściej wymienianych wad należy m.in. konieczność wdrożenia i udokumentowania wielu procedur, czasochłonna aktualizacji schematów procesów i doskonalenie systemu oraz audyty, które podnoszą koszty utrzymania certyfikatu.

Kilka podstawowych zmian po nowelizacji ISO 9001 to m.in.:

Wymagania dotyczące księgi jakości i działań zapobiegawczych zostaną zastąpione wymogami dotyczącymi zarządzania ryzykiem. Ranga zarządzania procesowego zostanie podwyższona i nastąpi rezygnacja z wielu procedur (z wyjątkiem wymaganych procedur systemowych), co sprawi, iż system zarządzania nie będzie już tak biurokratyczny i dokumentacja będzie mniej opasła.

Nastąpi też istotna modyfikacja w zakresie terminologii. Zamiast stosowanego dotychczas terminu „wyrób”, w odniesieniu zarówno do produktów jak i usług nowy „wyrób” (product) zostanie zastąpiony terminem „produkty i usługi” (goods and services). Co ważne, również rozdzielane dotychczas „dokumenty” i „zapisy”, zostaną zastąpione wspólnym terminem „udokumentowana informacja”.

Projekt normy został sporządzony w nowej strukturze , która jest wspólna dla wszystkich aktualnych norm dotyczących systemów zarządzania. Pozwoli to na łatwą integrację podczas procesu wdrażania kilku systemów i zapewni wzajemną kompatybilność (np. z ISO 14001 i ISO 27000).

Około 1,2 miliona organizacji na całym świecie (w tym ok. 11 tysięcy w Polsce) posiada certyfikat ISO 9001. Nowa wersja uwzględni szereg aktualizacji, które pozwolą organizacjom uporządkować i znowelizować swoje systemy jakości oraz potwierdzą ich zdolność do konsekwentnego dostarczania produktów, które spełniają wymagania klientów.

Generalnie, aktualizacja normy ISO 9001 powinna przyczynić się do poprawy czytelności normy i sprawić, że stanie się ona bardziej przyjazna dla użytkowników i łatwiejsza do certyfikacji.

Monika Popiołek

Źródła:

1. Polski Komitet Normalizacji: www.pkn.pl
2. Międzynarodowa Organizacja Normalizacyjna: www.iso.org
3. T. Kloze, Jaka będzie nowa norma ISO 9001?, [w:] Wiadomości PKN – Normalizacja, Polski Komitet Normalizacyjny, nr 12/2013, s. 8-9.

W 2013 r. PKN przyjął do zbioru Polskich Norm, a 3 września 2014 r. opublikował w języku polskim, normę PN-EN 82079-1 Przygotowanie instrukcji użytkowania ‒Opracowanie struktury, zawartość i sposób prezentacji ‒Część 1: Zasady ogólne i wymagania szczegółowe. PN-EN 82079-1 jest normą dotyczącą szeroko pojętego procesu zarządzania dokumentacją techniczną, a w szczególności przygotowania instrukcji użytkowania. Norma opisuje proces tworzenia instrukcji użytkowania, jej strukturę, zawartość i elementy wynikające z obowiązku informacyjnego i względów bezpieczeństwa, oraz sposób właściwego opracowania dokumentacji technicznej pod kątem przyszłego procesu lokalizacji. Norma PN-EN 82079-1 jest pierwszą z pakietu tzw. „norm dokumentacyjnych” opracowywanych w IEC i przyjmowanych na szczeblu europejskim.

Postanowienia normy PN-EN 82079-1 określają zasady ogólne i wymagania szczegółowe dotyczące projektowania i redagowania wszelkich typów instrukcji użytkowania oraz podstawowe zasady zarządzania dokumentacją techniczną i zapewnienia bezpieczeństwa użytkownikom produktów. Norma ma zastosowanie zarówno w przypadku niewielkich i typowych wyrobów/produktów (np. AGD) jak i wielkogabarytowych lub wysoce złożonych produktów (np. uzbrojenie, elektrownie, linie przemysłowe, gotowe do użytku fabryki lub instalacje technologiczne).

Jest to pierwsza z grupy norm dokumentacyjnych, przeznaczona dla wszystkich podmiotów zajmujących się m.in. przygotowywaniem instrukcji użytkowania, niezależnie od tego, czy są to dostawcy, autorzy dokumentacji technicznej i ilustracji do niej, projektanci oprogramowania i rozwiązań technicznych, tłumacze, redaktorzy techniczny, terminolodzy, koordynatorzy projektów, menedżerowie produktów i procesów, czy też inne osoby biorące udział w tworzeniu dokumentacji, instrukcjiużytkowania, opisów produktów/wyrobów i usług powiązanych.

Publikacja normy PN-EN 82079-1 jest więc istotna również ze względu na to, że opisując wnikliwie procesy dokumentacyjne określa ona ramy i kompetencje nowego zawodu na rynku polskim – autora dokumentacji technicznej. Ponadto, jako tzw. norma horyzontalna wpisuje się w schemat zharmonizowanego systemu norm i legislacji UE, obejmującego dokumentację i komunikację techniczną, procesy przemysłowe, bezpieczeństwa i zarządzania ryzykiem i ma, w związku z tym, również określone implikacje prawne. Stanowi zalecenie normatywne z punktu widzenia urzędów, producentów i konsumentów oraz wpisuje się w kluczowe inicjatywy UE – NLF (m.in. system oznakowania CE, nadzór rynku pod kątem bezpieczeństwa produktów i dostęp do informacji RAPEX, harmonizacja norm technicznych itp.).

W związku z tym że jest to bardzo ważna norma, Polski Komitet Normalizacyjny zoorganizował wspólnie z Naczelną Organizacją Techniczną i Polskim Stowarzyszeniem Biur Tłumaczeń otwartą i bezpłatną konferencję nt. normy PN-EN 82079-1 w dn. 10.10.2014 r. Konferencja ta miała na celu promocję i przybliżenie postanowień normy, jej znaczenia w strukturze innych norm, przepisów polskich i UE, najlepszych praktyk i procesów w przemyśle i innych branżach, gdzie norma ta ma zastosowanie. Prelegentami byli m.in. przedstawiciele PKN, Agencji MAart i PSBT, NOT, Centrum Bezpieczeństwa Technicznego, Ministerstwa Gospodarki i przemysłu. Frekwencja wynosiła ponad 150 osób, prezentacje i dyskusje były bardzo ciekawe więc konferencję można zaliczyć do bardzo udanych. Relacja i zdjęcia ukażą się w miesieczniku PKN 'Normalizacja'.

Monika Popiołek